Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Teams

Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Teams – Landkreis Saarlouis

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams für Online‑Besprechungen, Videokonferenzen und digitalen Veranstaltungen des Landkreises Saarlouis.

1. Verantwortliche Stelle

Landkreis Saarlouis
Kaiser‑Friedrich‑Ring 36
66740 Saarlouis
E-Mail: info@kreis-saarlouis.de

2. Datenschutzbeauftragter

Landkreis Saarlouis – Datenschutzbeauftragter –
Kaiser‑Friedrich‑Ring 36
66740 Saarlouis
E-Mail: datenschutz@kreis-saarlouis.de

3. Zweck der Verarbeitung

Microsoft Teams wird vom Landkreis Saarlouis zur Durchführung dienstlicher Kommunikation, insbesondere zur Organisation und Durchführung von Online‑Besprechungen, Videokonferenzen und digitalen Veranstaltungen, eingesetzt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu dem Zweck, die interne und externe Zusammenarbeit, den fachlichen Austausch, die Koordination verwaltungsinterner Abläufe sowie die Wahrnehmung öffentlich‑rechtlicher Aufgaben effizient, zeitgemäß und ortsunabhängig zu ermöglichen.

Die Nutzung von Microsoft Teams erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Aufgabenerfüllung des Landkreises Saarlouis und unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Der Dienst wird von Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin, bereitgestellt und auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags betrieben.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Zur Organisation der Konferenzen werden insbesondere Name und E‑Mail‑Adresse verarbeitet, um Einladungen zu versenden und Termine zu koordinieren. Zur Teilnahme an der Konferenz werden die Teilnehmenden aufgefordert, einen Namen anzugeben, der den übrigen Sitzungsteilnehmenden angezeigt wird. Sofern ein Microsoft‑Teams‑Benutzerkonto verwendet wird, werden der dort hinterlegte Name, die Nutzerkennung sowie weitere freiwillig bereitgestellte Angaben verarbeitet. Unabhängig hiervon wird die IP‑Adresse verarbeitet, über die die Verbindung zu Microsoft Teams aufgebaut wird.

Während der Konferenz werden Audio‑ und Videodaten verarbeitet, sofern Mikrofon und/oder Kamera von der teilnehmenden Person aktiviert werden. Bei Nutzung der Chat‑Funktion werden die eingegebenen Inhalte verarbeitet und den übrigen Teilnehmenden gemeinsam mit dem angezeigten Namen angezeigt; diese Inhalte können ebenfalls personenbezogene Daten enthalten.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams werden zudem technische Diagnosedaten verarbeitet. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die Sicherheit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Verfügbarkeit des Dienstes sicherzustellen sowie Störungen zu analysieren und zu beheben. Art und Umfang der hierbei verarbeiteten Diagnosedaten können variieren und hängen insbesondere davon ab, ob Microsoft Teams über eine mobile Anwendung oder eine Desktop‑Anwendung genutzt wird.

Die Diagnosedaten werden von Microsoft als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag verarbeitet. Nach Angaben von Microsoft werden diese Daten in aggregierter und anonymisierter Form für Zwecke der Abrechnung, Kontoverwaltung, internen Berichterstattung, Geschäftsmodellierung sowie der Finanzberichterstattung verwendet. In dieser anonymisierten Form ist ein Personenbezug nach Maßgabe der DSGVO nicht mehr gegeben.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten des Landkreises Saarlouis erfolgt, soweit sie in Ausübung ihres Dienstes oder zur Durchführung dienstlicher Aufgaben, insbesondere im Zusammenhang mit Videokonferenzen, erforderlich ist, auf Grundlage von § 22 Saarländisches Datenschutzgesetz (SDSG) in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie § 95 Abs. 3 Saarländisches Beamtengesetz (SBG).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von anderen Teilnehmenden, die keine Beschäftigten des Landkreises Saarlouis sind, erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 SDSG, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Sofern die Verarbeitung auf der freiwillig erteilten Einwilligung der betroffenen Person beruht, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von § 8 SDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 DSGVO.

6. Empfänger der Daten

Empfänger der im Rahmen der Nutzung verarbeiteten personenbezogenen Daten sind die Teilnehmenden der jeweiligen Videokonferenz, soweit Daten im Rahmen der Kommunikation offenbart werden. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten an Microsoft als Auftragsverarbeiter sowie an von Microsoft eingesetzte Subdienstleister übermittelt, soweit dies für die Bereitstellung und den Betrieb des Dienstes erforderlich ist. Eine Weitergabe an Gerichte oder Rechtsvertretungen erfolgt ausschließlich im Anlassfall, insbesondere zur Wahrnehmung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.

7. Drittlandübermittlung

Microsoft verarbeitet Daten grundsätzlich innerhalb der EU‑Datengrenze. In Ausnahmefällen kann eine Übermittlung in die USA erfolgen, gestützt auf das EU‑U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

8. Speicherdauer

Die Verarbeitung von Audio‑ und Videodaten erfolgt ausschließlich live und zeitlich begrenzt auf die jeweilige Dauer der Videokonferenz.
Eine Aufzeichnung der Videokonferenz ist grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Aufzeichnung darf nur in ausdrücklich begründeten Ausnahmefällen erfolgen, sofern und erst nachdem alle Teilnehmenden vorab eindeutig, transparent und unmissverständlich hierüber informiert worden sind.

Eine stillschweigende oder konkludente Einwilligung in eine Aufzeichnung ist ausgeschlossen.

Sofern Teilnehmende während der Videokonferenz die Chat‑Funktion nutzen oder ausnahmsweise eine zulässige Aufzeichnung der Videokonferenz erfolgt, werden die hierbei anfallenden Daten strikt zweckgebunden verarbeitet und spätestens 90 Tage nach Beendigung der Videokonferenz unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein zwingender Einzelfallgrund entgegensteht. Eine darüberhinausgehende Speicherung oder Weiterverwendung der Daten findet nicht statt.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen. Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder eine zuvor erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Sie haben ferner das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Zudem haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland, einzulegen.

10. Freiwilligkeit

Die Teilnahme ist freiwillig; ohne Angaben kann die Kommunikation eingeschränkt sein.